المحاسبة ومبادئها

أولا : نشأة المحاسبة :

وبالنظر في التاريخ وجد أنه تم استخدام طرق مختلفة لمسك الدفاتر منذ سنة 2300ق م بداية بالسمرائيين الذين استخدموا أقراص الطين التي نقشوا عليها البيانات وجففوها تحت أشعة الشمس  , ثم الرومانيين استخدموا الأخشاب المغطاة بالشمع , ثم المصريين القدماء والهنود الحمر استخدموا ورق البردي للتسجيل واستبدل الورق بالقماش والجلد في العصر الاسلامي , وفي القرن الثاني عشر في عهد هنري الأول استخدم الورق الملتف على شكل اسطوانات وفي القرن 13 و14 استخدم النقش على الألواح الخشبية وتقسيمها نصفين يحتفظ كل من البائع والمشتري بنصف لإثبات الدين. ومع ظهور النقود واختفاء التعامل بنظام المقايضة , كان لابد للتاجر من طريقة علمية لمسك الدفاتر.

ومن هنا وضع باتشيلو عالم الرياضيات الايطالي الأسس الأولية للمحاسبة كنظرية وأوجد نظرية القيد المزدوج سنة 1494م ولم يتم استعمالها بشكل واسع إلا عام 1869م , واقترح باتشيلو ثلاث دفاتر (1) التسويدة (2) اليومية (3) الأستاذ ولازالت تستخدم إلى الآن.ولكن مع تطور التبادل التجاري وظهور الاختراعات والنمو الصناعي كان لابد للمحاسبة أن تكون علم له نظريات وفروض ومبادئ ومفاهيم علمية واستخراج وتحليل النتائج المالية.

ثانيا : تعريف المحاسبة:

o       تعريف يعتمد على الجانب التطبيقي: فن تسجيل وتصنيف وتلخيص الأحداث الاقتصادية.

o   تعريف يعتمد على الجانب العلمي والاكاديمي : العلم الذي يبحث في طرق تسجيل وتبويب وتحليل المعاملات المالية المختلفة للمنشأة لخدمة أغراض معينة.

o   جمعية المحاسبة الأمريكية : هي عملية تحديد وقياس وتسجيل وتوصيل المعلومات المالية المتعلقة بالوحدات الاقتصاديةإلى المستخدمين المهتمين بتلك المعلومات لمساعدتهم في اتخاذ القرارات الاقتصادية السليمة .

o   نظام للمعلومات يختص بتوليد المعلومات ذات الطابع الاقتصادي أو المعلومات المرتبطة بالأحداث التي تنطوي على الاختيار من بين الاستخدامات البديلة للموارد الاقتصادية المحدودة .

ومن هنا يمكن تعريف المحاسبة  :

  (هي مجموعة من المبادئ والأسس والنظريات والمفاهيم المحاسبية التي تحكم تسجيل العمليات المالية بطريقة منظمة وتبويبها وتلخيصها في شكل قوائم مالية بهدف تحديد نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة عن فترة زمنية معينة وتحديد المركز المالي في هذه الفترة وحتى يستفيد جميع الأطراف في اتخاذ القرارات الاقتصادية المختلفة) .

رابعا : أهداف و وظائف المحاسبة المالية : Objectives of Financial Accounting:

يجب في البداية التفرقة بين الأهداف والوظائف ، فالهدف: هو الغاية اللي يرغب في تحقيقها ، في حين أن الوظيفة: هي مجموعة الأعمال التي يتم القيام بها من أجل تحقيق هذه الغاية. وفي ضوء ذلك يمكن القول أن للمحاسبة المالية الأهداف والوظائف التالية:

أ. أهداف المحاسبة المالية : Objectives  : هناك خمسة أهداف للمحاسبة المالية

1.      تحديد نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة عن فترة زمنية معينة.

2.      تحديد المركز المالي في هذه الفترة.

3.      توفير البيانات والمعلومات اللازمة للتخطيط ورسم السياسات للفترة أو الفترات القادمة.

4.   توفير البيانات والمعلومات اللازمة لإحكام الرقابة على أعمال المنشأة والمحافظة على ممتلكاتها من الضياط والتلاعب والإختلاس.

5.   الإحتفاظ بسجلات كاملة ومنظمة ودائمة للتصرفات المالية التي تقوم بها المنشأة حتى يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

ب. الوظائف : : Functions هناك أربعة وظائف للمحاسبة المالية :

1. التحديد : تحديد الأحداث الاقتصادية (العمليات المالية ) التي ينبغي الإهتمام بها ومعالجتها وتجهيزها ( هل هي عملية مالية أو غير مالية ؟ ) فالمحاسبة تهتم فقط بالعمليات المالية لأنها لغة المال  مثل : بيع السلع، تقديم الخدمات، الشراء ، دفع الأجور. أما العمليات غير المالية مثل : قرار تعيين موظف فالمحاسبة لا تهتم بها.

2. القياس : بعد تحديد العمليات المالية يجب أن تكون قابلة للقياس بوحدة النقد (تحديد قيمتها بالريال ) لها قيمة مالية. أما العمليات التي لا يمكن قياسها بوحدة النقد فيتم تجاهلها لأنها عمليات غير مالية .

3. التسجيل : بعد قياس العمليات المالية يتم إثباتها في الدفاتر المحاسبية باتباع الطرق العلمية السليمة وذلك بشكل توثيق تاريخي مستمر .

4. التوصيل : لكي تتم الإستفادة من العمليات المالية التي تم تحديدها وقياسها وتسجيلها ينبغي توصيل نتائجها إلى المستفيدين عن طريق إعداد التقارير المالية التي من أهمها القوائم المالية , ثم يقوم المحاسب بتحليل وتفسير هذه القوائم للمستفيدين ليسترشدوا بها في اتخاذ القرارات .

ج‌.     الأطراف المستفيدة :

1.     إدارة المنشأة (المستخدم الداخلي):

المستويات الإدارية المختلفة داخل المنشأة التي أعدت التقارير المالية لاحتياج إدارة المنشأة للمعلومات المحاسبية لمساعدتها في اتخاذ القرارات الاقتصدية الرشيدة  مثل مدى حاجة المنشأة للسيولة النقدية , بالإضافة إلى حاجة إدارة المنشأة للتأكد من تحقيق أهدافها طويلة الأجل في تحقيق الربح ويكون ذلك من خلال تقارير تفصيلية داخلية إضفة للتقارير المالية والقوائم المعدة .

2.     المستخدم الخارجي :

وتشمل جميع الأطراف غير إدارة المنشأة وهي:

أ‌.        أصحاب المنشأة ( الملاك) :

للتعرف على مدى نجاح أعمالهم وقياس مدى كفاءة الإدارة في استخدام وحماية أموالهم , بالإضافة إلى اتخاذ القرارات المتعلقة بزيادة أو تخفيص استثماراتهم أو ابقائها على ماهي عليه .

أ‌.                    المستثمرون الحالييون والمحتملون:

 للتعرف على حجم العائد الحالي أو المتوقع ومدى كفاءة الإدارة .

ب‌.                الدائنون:

للاطمأنان على تحصيل مستحقاتهم من المنشأة  ..

ت‌.                الأجهزة الحكومية:

مثل مصلحة الزكاة والدخل , وزارة المالية والتجارة وديوان المراقبة العامة وذلك لأغراض مختلفة مثل جباية الزكاة وفرض الضرائب , التخطيط الإقتصادي, منح الإعانات .... .

ث‌.                العاملون:

للاطمأنان على استمرار وظائفهم .

ج‌.                 الرأي العام :

وهم الخبراء والباحثون والمستشارون المالييون والاقتصاديون والمؤسسات العامة وذلك لأغراض مختلفة .

3. خصائص المعلومات المحاسبية:  

أ‌.        الملائمة : أي ذات صلة بالقرار المراد اتخاذه وتحدد بثلاث عناصر :

-                          الوقتية :

بأن تكون حديثة وفي الوقت المناسب ويمكن أن تكون تقديرية .

-                          القدرة التنبؤية للمعلومات :

بمعنى أنها تمكن متخذ القرار من تحسين توقعات المستقبل لنتائج الأحداث .

-                          إمكانية التحقق من التوقعات :

تساعد متخذ القرار من مراجعة وتصحيح  التوقعات السابقة .

ب. الموثوقية :

بمعنى امكانية الاعتماد عليها لاتصافها بالموضوعية والحياد وصدق التعبير عن الأحداث الاقتصادية ولها ثلاث عناصر:

1. الحياد : البعد عن الانحياز المتعمد للوصول لنتائج محددة مسبقا لخدمة أطراف معينة.

     2. الموضوعية : وتعني قابلية المعلومات للمراجعة من قبل أطراف أخرى غير الطرف الذي قام بإعدادها .

      3. صدق المعلومات في تمثيل الظاهرة موضع البحث.

ج. القابلية للمقارنة  :

امكانية اجراء مقارنة لنفس المنشأة بين فترات زمنية مختلفة ( تتأثر بمدى اتباع نفس الطرق المحاسبية ) أو مع منشآت أخرى في نفس النشاط , حيث تزداد قيمة المعلومات المحاسبية مع اجراء المقارنات  .

4. فروع المحاسبة:

تقسم إلى المحاسبة المالية والتكاليف والإدارية والحكومية  :

أ. المحاسبة المالية :

     وهي الفرع الذي يهتم بتحليل وتسجيل العمليات المالية وتلخيصها بهدف قياس نتيجة نشاط المنشأة خلال فترة زمنية معينة . فقائمة الدخل وقائمة المركز المالي هي نتاج المحاسبة المالية للمنشأة ويتركز اهتمامها على تقديم المعلومات المالية للأطراف الخارجية .( المحاسبة الخارجية )

ب. محاسبة التكاليف والإدارية :

     بدأ هذا الفرع بمحاسبة التكاليف لتحديد تكلفة الانتاج أو لتحديد تكلفة الوحدة , ثم تطور إلى المحاسبة الإدارية لارتباطها بمحاسبة التكاليف حيث أن الاستخدام الإداري للمعلومات المحاسبية بدأ باستخدام تكاليف المنتجات في اتخاذ القرارات الإدارية وتطور ليشمل جميع المعلومات المحاسبية التي تخدم الإدارة مثل التخطيط والرقابة وقياس الأداء , وهذا ما يسمى بالمحاسبة الإدارية التي هي امتداد لمحاسبة التكاليف .

ج. المحاسبة الحكومية :  Governmental Accounting

                وهي الفرع الذي يهدف لتوفير المعلومات المحاسبية الخاصة بالوحدات والإدارات الحكومية للتأكد من تحقيق الرقابة على الأموال العامة للدولة سواء  الإيرادات أوالمصروفات الحكومية.

5. المراجعة : Auditing

      تعد المراجعة أحد الوظائف وثيقة الصلة بوظائف المحاسبة، والمستقلة عنها في نفس الوقت. وتهدف المراجعة إلى التحقق من دقة المعلومات  المحاسبية بغرض إبداء رأي فني محايد عن مدى عدالة القوائم المالية لمنشأة معنية في إطهار المركز المالي ونتيجة الأعمال لتلك المنشأة. ( المحاسب يعد القوائم المالية والمراجع يراجعها ) لإضفاء الثقة والمصداقية في المعلومات الواردة بتلك القوائم .

6. المبادئ المحاسبية المتعارف عليها: Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)

     تعتمد المحاسبة المالية على كثير من المفاهيم و المبادئ التي نشأت وتطورت على مدى التطور التاريخي للمحاسبة. وكثيرًا ما يطلق عليها إسم المبادئ المحاسبية المتعارف عليها أو المقبولة قبولاً عامًا Generally Accepted Accounting Principles وهي توضح الطريقة أو الإجراءات التي يتم بها معالجة مفردات القوائم المالية بشكل يؤدي إلى تجانس سجلات وقوائم المنشآت التي تظهر بها مثل هذه البنود. ومن أهم هذه المبادئ ما يلي:-

أ. الوحدات المحاسبية: Accounting Entity : ( استقلال الوحدة المحاسبية )

     من وجهة نظر المحاسبة، تعامل كل منشأة على أنها وحدة منفصلة عن مالكيها وعن المنشآت الأخرى ولها شخصيتها المعنوية المستقلة إستقلالاً تامًا عن مالكها بصرف النظر عن الشكل القانوني لها. ويمثل هذا المبدأ محور الاهتمام الذي يدور حوله النظام المحاسبي. ولذلك فلكل منشأة سجلاتها المحاسبية، ونظامها المحاسبي من تحديد، وقياس، وتسجيل، وإحتفاظ وتبليغ للمعلومات المحاسبية. فالمعاملات المالية الخاصة بالمالك ليست جزءًا من المنشأة المملوكة له ولا تثبت في السجلات المحاسبية الخاصة بتلك المنشأة إلا إذا كانت ذات تأثير مباشر عليها.( مثال : رأس المال والمسحوبات ).

ب. الوحدات النقدية: Monetary Unit

     لا بد من إستخدام صيغة مفهومة لمستخدمي المعلومات المحاسبية عند تسجيل أو تبليغ تلك المعلومات، وهذا بالضرورة أدى إلى مفهوم الوحدة النقدية أو القياس النقدي، والذي يعني أن المحاسبة المالية تقوم بقياس الموارد (الأصول) والتعهدات (الإلتزامات) والتغيرات فيها (الدخل) في شكل وحدات نقدية (ريال سعودي، دولار أمريكي...الخ) بإعتبار أن النقود تعتبر وحدة قياس نمطية ملائمة لتحديد وتقرير تأثير العمليات المختلفة.

ج. التكلفة التاريخية: Historical Cost :

    يعني مبدأ التكلفة التاريخية أن المعاملة المالية تثبت على أساس كمية النقود الفعلية (التكلفة) التي إستخدمت في التبادل لتلك المعاملة. بعد إثبات تلك المعاملة فإن التكلفة تفيد في الدفاتر المحاسبية وتظل على ما هي عليه دون النظر إلى أي تغيير لا حق قد يحدث (فيما عدا الإستخدام) في قيمة تلك المعاملة. فمثلا شراء قطعة أرض تسجل بالقيمة التي إشتريت بها وتظل في السجلات بهذه القيمة بغض النظر عن التغيرات التي قد تحدث لقيمة الأرض فيما بعد. ولا شك أن التمسك بإتباع مبدأ التكلفة التاريخية يرجع إلى سهولة التحقق من تلك القيم وإستنادها إلى أسس موضوعة. وهناك إتفاق عام بين مستخدمي ومعدي القوائم المالية على أهمية وضرورة إستخدام مبدأ التكلفة التاريخية في تسجيل المعاملات المالية في الدفاتر وبالتالي إستخدام القيم التاريخية كأساس لقياس عناصر القوائم المالية.

د. الإستمرارية: Going Concern :

     يقصد بالاستمرارية أن المنشأة وجدت لتستمر وأن المنشأة مستمرة في عملياتها لفترة من الزمن تكفى لإنجاز تعهداتها الموجودة، في ظل غياب دليل موضوعي على عكس ذلك. وترتيبًا على ذلك يتم تقييم الأصول على أساس التكلفة التاريخية ويتم تجاهل قيم التصفية للأصول والإلتزامات وآثارها على الدخل، فضلاً عن أن التمييز بين الأصول الثابتة والأصول المتداولة والخصوم قصيرة الأجل والخصوم طويلة الأجل هو نتيجة لتطبيق مبدأ إستمرارية المنشأة.

هـ. الفترة المحسابية: Accounting Period :

 لكي يتم قياس نتيجة نشاط المنشأة (الوحدة المحسبية) بدقة تامة فإن الأمر يستلزم الإنتظار حتى يتم تصفية أعمال هذه المنشأة، وهو الأمر الذي يعد غير منطقي أو عملي نظرًا للحاجة الملحة لمستخدمي المعلومات المحاسبية لمعرفة نتيجة أعمال المنشأة أولا بأول حتى يستطيعوا التصرف في ظل رؤية واضحة وإتخاذ قرارات إقتصادية سليمة. لذلك يتم تقسيم حياة المنشأة إلى فترات دورية غالبًا ما تكون (سنة مالية) وفي نهاية كل فترة يتم قياس نتيجة أعمال المنشأة من خلال مقابلة مصروفات الفترة بإيرادات نفس الفترة، كما يتم إعداد قائمة المركز المالي في نهاية تلك الفترة.

و. المقابلة: Matching :

    نتيجة لتقسيم حياة المنشأة إلى فترات دورية فإن الأمر يتطلب لتحديد صافي دخل الفترة المحاسبية أن يحمل إيراد الفترة بجميع المصروفات التي ساهمت في تحقيق هذا الإيراد بغض النظر عن واقعة تسديد هذا المصروف. وهذا ما يعرف بمبدأ مقابلة الإيراد بالمصروف، وهو من المبادئ المحاسبية الهامة والتي تعتمد عليها كثير من الإجراءات المحاسبية التي ترتبط بتحديد نتائج الأعمال في نهاية الفترة.

ر. التحقق (الاعتراف بالإيراد): Revenue Recognition :

     يعني هذا المبدأ أن المنشأة لا تعترف بالإيراد وتسجله في دفاترها إلا بعد تحققه فعلاً، ويتم تحديد نقطة تحقق الإيرادات عند حدوث واقعة البيع ويتم ذلك عند تسليم السلعة المباعة أو تقديم الخدمة، حيث أنه عند هذه النقطة تتم عملية التبادل المادي ويتوفر دليل موضوعي على تحقق الإيراد.

ي. الإستحقاق: Accrual :

     يعني هذا المبدأ أنه عند قياس صافي الدخل الخاص بالفترة ، فإن الإيرادات التي تؤخذ في الإعتبار هي تلك الإيرادات التي تخص الفترة سواء حصلت أو لم تحصل، كما أن المصروفات التي تؤخذ في الإعتبار هي تلك المصروفات التي تخص الفترة سواء سددت أو لم تسدد. وهذا يعني أن تتم المحاسبة عن العمليات المالية بصرف النظر عن إقترانها بالتدفقات النقدية الداخلة أو الخارجة.

ل. الثبات (التجانس): Consistency :

     يعني هذا المبدأ أنه عند قيام المنشأة بإتباع إجراء أو أسلوب محاسبي معين فإنه يجب أن لا يغير من فترة لأخرى. ويعد مبدأ الثبات مبدأ هامًا لأنه يساعد مستخدمي القوائم المالية على تفسير التغيرات في المركز المالي والتغيرات في قائمة الدخل. ويمكن تصور مدى الغموض الذي ينتج إذا تجاهلت المنشأة مبدأ الثبات وغيرت الأساليب المحاسبية كل فترة. فإن أي منشأة يمكنها أن تؤثر في صافي الربح من سنة لأخرى زيادة ونقصا بمجرد تغييير الأساليب المحسبية المتعبة، ويلاحظ أن مبدأ الثبات لا يعني أن المنشأة لا يمكنها مطلقًا أن تغير أساليبها المحاسبية المتعبة، بل يمكن للمنشأة أن تغير الأسلوب المتبع والتحول إلى أسلوب جديد إذا كان هذا الأسلوب يوفر معلومات أكثر فائدة بالنسبة للمستخدمين مقارنة بالأسلوب الجاري إستخدامه. ولكن يجب الإفصاح عن مثل هذا التغيير والآثار الناتجة عنه في القوائم المالية حتى لا يتم تضليل المستخدمين كما يجب الثبات عبد ذلك على الأسلوب الجديد.

ص. الإفصاح: Disclosure :

 ويعني هذا المبدأ أنه عند إعداد القوائم المالية يجب أن يكون هناك علانية تامة، بحيث لا يتم إخفاء أي معلومات أو بيانات قد تضر بالمستفيدين من هذه القوائم، أو قد تساهم في إتخاذ قرار معين. ويجب على المحاسب أن يلتزم جانب الحياد عند إعداد هذه القوائم وذلك بالإفصاح التام عن جميع المعلومات بغض النظر عن مدى تأثيرها على هذه القوائم.

ض. التحفظ (الحيطة والحذر) Conservatism :

 في الكثير من المواقف المتعلقة بتقييم الأصول وتحدي الدخل، تكون هناك عدة قيم تمثل بدائل في مجال التقييم. وفي هذه الحالة فإن المحاسبة يختار البديل الذي يترتب عليه عدم زيادة قيمة الدخل وبالتالي عدم زيادة قيم عناصر الأصول بقائمة المركز المالي. وهذا المفهوم يعد تطبيقًا لقاعدة الحيطة والحذر بمعنى عدم أخذ الأرباح المتوقعة في الإعتبار إلا عند تحققها فعلا.( تكوين مخصصات )

ط. الأهمية النسبية: Materiality :

 يقصد بالأهمية النسبية أن الإهتمام بتوفير الدقة في معالجة وتحليل المعلومات المحاسبية يتوقف على مدى أهميتها النسبية على قائمة الدخل وقائمة المركز المالي. ففي حين أنه يجب من الناحية النظرية معالجة جميع العناصر كبرت أم صغرت بنفس الطريقة، إلا أنه في الواقع العملي كثيرًا ما تهمل الطريقة الصحيحة للمعالجة عند ما ترتبط بقيم صغيرة نسبيا. فعلي سبيل المثال يمكن توزيع تكلفة السيارة التي تقدر فترة إستخدامها بثلاث سنوات على فترات الإستخدام. بينما لا يتم توزيع تكلفة المهمات المكتبية التي يقدر إستخدامها خلال نفس الفترة وذلك نظرًا لأن تكلفة مثل هذا التوزيع لا تتناسب مع العوائد التي يمكن الحصول عليها من المعالجة الأكثر دقة.

الإدارة الالكترونية و الحكومة الالكترونية

 الإدارة الالكترونية و الحكومة الالكترونية

 مفهوم الإدارة الالكترونية :

    الإدارة الإلكترونية مصطلح إداري يقصد به : مجموعة من العمليات التنظيمية تربط بين المستفيد ومصادر المعلومات بواسطة وسائل إلكترونية لتحقيق أهداف المنشأة من تخطيط وإنتاج وتشغيل ومتابعة

وتطوير، والمستفيد هو المراجع في الدوائر الحكومية، أو العميل لدى الشركات التجارية، أو الموظف في أي منشأة.  

1.  ما هي الإدارة الكترونية ؟

أ. إدارة بلا ورق فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن لاستخدمه بكثافة ولكن يوجد الأرشيف الإلكتروني ، والبريد الإلكتروني ، والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية
ب. إدارة بلا مكان ، وتعتمد بالأساس علي التليفون المحمول
ج. إدارة بلا زمان فالعالم أصبح يعمل في الزمن الحقيقي 24 ساعة في اليوم والآن تسمي إدارة (24×7)

د. إدارة بلا تنظيمات جامدة ، فبيتر در اكر تحدث عن المؤسسات الذكية التي تعتمد علي عمال المعرفة .

2. توجهات الإدارة الإليكترونية :

أ. إدارة الملفات بدلاً من حفظها
ب. استعراض المحتويات بدلاً من القراءة .
ج. مراجعة محتوي الوثيقة بدلاً من كتابتها .
د. البريد الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد .
هـ. الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات .
و. الإنجازات بدلاً من المتابعة .
ل. اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة .
ي. التجهيز الناجح للاجتماعات .

ومن هنا يمكننا القول إن الحكومة الالكترونية هي وجه من أوجه الإدارة الالكترونية يختص بإدارة الشؤون العامة للدولة.

3.   أهداف الإدارة الإلكترونية :

أ‌.  سهولة إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة للمنظمة وكأنها وحدة مركزية.

ب‌.  توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية.

ت‌.  تبسيط الإجراءات وسرعة الإنجاز ورفع مستوى أداء الخدمات.

ث‌.  السرعة في اتخاذ القرارات المناسبة المبنية على معلومات دقيقة ومباشرة.

ج‌.  توسيع قاعدة البيانات الداعمة للإدارة العليا.

ح‌.  السهولة في متابعة وإدارة كافة الموارد.

خ‌.  توظيف تكنولوجيا المعلومات لدعم وبناء ثقافة إيجابية لدى كافة العاملين.

د‌. ترشيد التكاليف المالية عن طريق تقليل أوجه الصرف في إنجاز ومتابعة عمليات الإدارة المختلفة ، مما يؤدي لتعزيز الكفاءة الاقتصادية .

ذ‌.  تركيز نقطة اتخاذ القرار في نقاط العمل الخاصة بها مع إعطاء دعم أكبر في مراقبتها.

ر‌.  تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة.

ز‌.  تقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها.

س‌. التعلم المستمر وبناء المعرفة.

ش‌. زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة وإدارة كافة الموارد

4.   فوائد الإدارة الإلكترونية :

أ‌. إتاحة المعلومات الكاملة عن كل ما يخص المؤسسة والعاملين بها.

ب‌.   الاستخدام الأمثل لموارد المؤسسة ورفع مستوى الكفاءة بها.

ت‌.  مساعدة الإدارة العليا في إدارة أعمال المؤسسة وإدارة مواردها سواء البشرية أو المالية أو الإدارية أو المعلوماتية.

ث‌.  إدارة أعمال المؤسسة التي تشمل التخطيط والتنفيذ والتقييم والمتابعة وإدارة العملاء.

ج‌.   توفير عدد من الخدمات الإلكترونية للعاملين بما يسمح لهم بالحوار والمناقشة والتعليم الذاتي والتراسل الإلكتروني.

ح‌.  موائمة طبيعة العمل المعتادة حيث يقوم النظام بالمتابعة الآلية للعاملين ومدى استجابتهم للأعمال المكلفون بها ويرسل تقارير المتابعة للإدارة العليا.

خ‌.  حفظ وتوثيق كافة الأنشطة والمخرجات والوثائق والبيانات الأساسية الخاصة بالمؤسسة إلكترونيا.

د‌. الربط الإلكتروني بين فروع المؤسسة التي تقع في أكثر من نطاق جغرافي.

ذ‌.  المرونة الفائقة في التعامل مع المعلومات والتحديث الدوري لها.

ر‌. التكامل مع عدد من النظم الفرعية مثل الحضور والانصراف وإدارة تنمية الموارد البشرية والتراسل الإلكتروني والنشرة الصحفية والمكتبية والعهدة الشخصية والنظم المالية.

ز‌. إمكانية التوافق مع أي هيكل تنظيمي للمؤسسات

5.   أنماط الإدارة الإلكترونية :

تأخذ الإدارة الإلكترونية أنماطا مختلفة وأشكالا متعددة من تلك الأنماط ما يلي:

أ. الحكومة الإلكترونية :

تُعد الحكومة الإلكترونية أحد أنماط الإدارة الإلكترونية، ويقصد بها إدارة الشؤون العامة بواسطة وسائل إلكترونية لتحقيق أهداف اجتماعية واقتصادية وسياسية، والتخلص من الأعمال الروتينية والمركزية، بشفافية عالية. ويمكن أن يتمثل ذلك في إنجاز الخدمات الحكومية بين الجهات المختلفة مثل: العلاقة بين الحكومة والحكومة. والعلاقة بين الحكومة والأفراد. والعلاقة بين الحكومة والشركات. والعلاقة بين الحكومة والموظف.

ب. التجارة الإلكترونية :

التجارة الإلكترونية هي تبادل المعلومات والخدمات عبر شبكة الإنترنت لتحقيق التنمية الاقتصادية بصورة سريعة. ويمكن أن يتحقق الدفع من خلال البطاقات البنكية، وتُعد التجارة الإلكترونية أول تطبيق للإدارة الإلكترونية.

ج. الصحة الإلكترونية :

تقوم الصحة الإلكترونية بتوفير الاستشارات والخدمات والمعلومات الطبية إلى المرضى عبر وسائل إلكترونية. فالمريض يستطيع متابعة نتائج الفحوصات الطبية والتحاليل المخبرية والمعلومات والخدمات عبر الشبكة المحلية للمستشفى أو عبر شبكة الإنترنت، كما يمكن إجراء العمليات الجراحية في دولة وأن يكون الطبيب الاستشاري في دولة أخرى، كما يمكن تقليل أوقات الانتظار للمراجعين، فالمريض عندما يخرج من عيادة الطبيب ويتجه إلى الصيدلية يكون الدواء في انتظاره لدى الصيدلي ، لأن الطبيب أرسل وصفة الدواء إلكترونيا إلى الصيدلية.

د. التعليم الإلكتروني :

في التعليم الإلكتروني يمكن إجراء المحاضرات الدراسية والاختبارات التحريرية ومناقشة الرسائل العلمية عبر الشبكة المحلية للمنشأة أو عبر شبكة الإنترنت. كما يمكن الاستفادة من الدروس المجانية المنشورة على شبكة الإنترنت.

هـ.  النشر الإلكتروني :

من خلال النشر الإلكتروني يمكن متابعة الأخبار العاجلة والنشرات الاقتصادية والاجتماعية والإطلاع على آخر المؤلفات، والاستفادة من محركات البحث المتنوعة وتحقيق سرعة الحصول على المعلومة من مصادرها الأصلية.

6.  عوامل النجاح في الإدارة الإلكترونية :

على المسئولين في المنشأة الحكومية أو الأهلية الذين يرغبون التحول إلى الإدارة الإلكترونية أن يأخذوا في الاعتبار عدة عوامل لتحقيق النجاح في المنشأة. ومن أهمها:

أ. وضوح الرؤية الإستراتيجية للمسئولين في المنشأة. والاستيعاب الشامل لمفهوم الإدارة الإلكترونية من تخطيط وتنفيذ ونتاج وتشغيل وتطوير، كما نلاحظ في بعض الدوائر الحكومية والشركات التجارية وجود إعلانات كبيرة بالمنشأة لتوضيح الرؤية والرسالة.

ب. الرعاية المباشرة والشاملة للإدارة العليا بالمنشأة، والبعد عن الاتكالية والارتجالية في معالجة الأمور.

ج. التطوير المستمر لإجراءات العمل. ومحاولة توضيحها للموظفين لإمكانية استيعابها، وفهم أهدافها، مع التأكيد على تدوينها وتصنيفها.

د. التدريب والتأهيل وتأمين الاحتياجات التدريبية لجميع الموظفين كلاً حسب تخصصه.

هـ. التحديث المستمر لتقنية المعلومات ووسائل الاتصال.

و. تحقيق مبدأ الشفافية والتطبيق الأمثل للواقعية.

ر.  تأمين سرية المعلومات للمستفيدين.

ل.  الاستفادة من التجارب السابقة وعدم تكرار الأخطاء.

ي. التعاون الإيجابي بين الأفراد والإدارات داخل المنشأة وترك الاعتبارات الشخصية.

7. مراحل التحول إلى الإدارة الإلكترونية :

التحول إلى الإدارة الإلكترونية يحتاج إلى عدة مراحل كي تتم العملية بشكل يحقق الأهداف المرجوة. ومن تلك المراحل ما يلي :

أ‌. قناعة ودعم الإدارة العليا في المنشأة أو في الدولة :

ينبغي على المسئولين بالمنشأة أن يكون لديهم القناعة التامة والرؤية الواضحة لتحويل جميع المعاملات الورقية إلى إلكترونية كي يقدموا الدعم الكامل والإمكانيات اللازمة للتحول إلى الإدارة الإلكترونية.

ب‌.   تدريب وتأهيل الموظفين :

الموظف هو العنصر الأساسي للتحول إلى الإدارة الإلكترونية، لذا لا بد من تدريب وتأهيل الموظفين كي يُنجزوا الأعمال عبر الوسائل الإلكترونية المتوفرة. وهذا يتطلب عقد دورات تدريبية للموظفين، أو تأهيلهم على رأس العمل.

ج.  توثيق وتطوير إجراءات العمل :

من المعروف أن لكل منشأة مجموعة من العمليات الإدارية أو ما يسمى بإجراءات العمل. فبعض تلك الإجراءات غير مدونة على ورق، أو أن بعضها مدون منذ سنوات طويلة ولم يطرأ عليها أي تطوير. لذا لابد من توثيق جميع الإجراءات وتطوير القديم منها كي تتوافق مع كثافة العمل، ويتم ذلك من خلال تحديد الهدف لكل عملية إدارية تؤثر في سير العمل وتنفيذها بالطرق النظامية، مع الأخذ بالاعتبار قلة التكلفة وجودة الإنتاجية.

د.  توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية

يقصد بالبنية التحتية أي الجانب المحسوس في الإدارة الإلكترونية. من تأمين أجهزة الحاسب الآلي، وربط الشبكات الحاسوبية السريعة والأجهزة المرفقة معها، وتأمين وسائل الاتصال الحديثة.

هـ.  البدء بتوثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونياً

المعاملات الورقية القديمة والمحفوظة في الملفات الورقية ينبغي حفظها إلكترونياً بواسطة الماسحات الضوئية (Scanners) وتصنيفها ليسهل الرجوع إليها. على سبيل المثال: إحدى الجهات الحكومية لديها أكثر من 42 مليون مستند ورقي، تم تحويل 70٪ تقريباً إلى مستند إلكتروني.

و. البدء ببرمجة المعاملات الأكثر انتشاراً

البدء بالمعاملات الورقية الأكثر انتشاراً في جميع الأقسام وبرمجتها إلى معاملات إلكترونية لتقليل الهدر في استخدام الورق. وعلى سبيل المثال: نموذج طلب إجازة يُطبق في جميع الأقسام بلا استثناء. فمن الأفضل البدء ببرمجته وتطبيقه.

8. معوقات الإدارة الإلكترونية :

من المسلمات أن أي مشروع يُقام يصاحبه بعض المعوقات، فتارة تكون في سوء التخطيط أو في عشوائية التنفيذ. ومن تلك المعوقات التي قد تصاحب الإدارة الإلكترونية ما يلي:

أ‌. الرؤية الضبابية للإدارة الإلكترونية وعدم استيعاب أهدافها.

ب‌. عدم وجود أنظمة وتشريعات أمنية أو التساهل في تطبيقها.

ت‌. قلة الموارد المالية وصعوبة توفير السيولة النقدية.

ث‌. التمسك بالمركزية وعدم الرضى بالتغيير الإداري.

ج‌. النظرة السلبية لمفهوم الإدارة الإلكترونية من حيث تقليصها للعنصر البشري.

ح‌. وجود الفجوة الرقمية بين الإفراد متخصصين في مجال التقنية وآخرين لا يفقهون شيئاً من أبجدياتها.

9. أمن المعلومات :

   أمن المعلومات هو تأمين الحماية من المخاطر التي تهددهم المعلومات والأجهزة، وتشريع الأنظمة وسن القوانين لسلامة وصول المعلومات للمستفيدين. ومن المعروف أن أي جهاز حاسب آلي يتم توصيله بشبكة الإنترنت يمكن اختراقه خلال ثلاثة أيام إذا كان خالياً من برامج الحماية. ونظراً لعدم وجود نظام معلوماتي كامل وخالٍ من الاختراقات. ولكن هناك مجموعة من الإجراءات التي ينبغي أن تتوفر لحفظ المعلومات مثل:

أ‌.   التحديث المستمر لأنظمة التشغيل للحاسبات الآلية.

ب‌.  التحديث المستمر للبرامج المضادة للفيروسات.

ت‌.  تركيب جدار ناري بين المستفيدين ومصادر المعلومات.

ث‌.  عمل نسخ احتياطية للمعلومات الهامة وحفظها في أماكن آمنة.

ج‌.  أن تتكون كلمة المرور أو كلمة السر من ست خانات على الأقل، تكون مزيجاً من الأحرف والأرقام، ويفضل عدم التكرار.

ح‌.  استخدام البطاقة الذكية الممغنطة أو البصمات.

خ‌. سن التشريعات والقوانين التي تحفظ حقوق الناس، وتنفيذها وعدم التساهل بها.

ثانيا : الحكومة الالكترونية :

       لقد وجدنا سابقا أن الحكومة الالكترونية هي نمط من أنماط الإدارة الالكترونية يعنى بإدارة الشؤون العامة للدولة ولذلك ينطبق عليها ما ينطبق على الإدارة الالكترونية من ايجابيات , سلبيات , عوامل نجاح , … الخ .

ونظرا لتميز الحكومة الالكترونية عن الإدارة الالكترونية في بعض عناصرها وفي نطاق تطبيقها ونظرا لأهمية هذا النمط من بين الأنماط الأخرى للإدارة الالكترونية سنتناول الحكومة الالكترونية بشيء من التفصيل.

1. مفهوم الحكومة الالكترونية :

      إن مفهوم الحكومة الإلكترونية يشمل نموذجا جديدا من التعاملات الحكومية وإعادة تعريف العلاقة بين الحكومة والمواطنين ومساعدة الحكومة في تغيير طريقة عملها وتوصيل خدماتها الحيوية للمواطنين، وذلك عن طريق توفير بنية تصميميه تلبي احتياجات الحكومة يطلق عليها (Windows DNA for Government) ، وإطار عام للمقاييس والعمليات وتدفق العمل وتفاعل النظم يعرف ب Gov. Talk))، وبنية شاملة للمواقع والمنصات المعلوماتية الحكومية والمجتمعات الرقمية ، بالإضافة إلى تفعيل البنية الأساسية للتقنيات والتحالفات مع شركاء يقدمون خيارا واسعا لتطوير وتركيب ودعم حلول التطبيقات (Line of Business LOB).

      يركز مفهوم الحكومة الإلكترونية على ثلاثة أبعاد رئيسة : الحكومة إلى المواطنين Government to citizens ، الحكومة إلى التجارة والأعمال Government to business ، والحكومة للحكومة Government to government.

أن تطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية تنفيذها تتطلب ستة متطلبات لتنفيذ وهي :

أ‌.  توحيد أنظمة المعلومات( (data system من اجل التخطيط السليم وإدارة الموارد الحكومية بشكل أفضل، وهذا يشمل: المالية، المشتريات، العقود، التخزين، الموارد البشرية، الصيانة، الإدارة، وخدمات البريد.

ب‌.  تأسيس شبكة معلومات حكومية information network)) باستخدام البريد الإلكتروني (e-mail) للاتصالات بين دوائر  ومؤسسات الحكومة المختلفة .

ت‌.  إجراءات حماية وأمن ومراقبة الأنظمة لمنع أي انتهاكات أو اختراقات للنظام.

ث‌.  تأسيس دائرة لتخطيط وإدارة موارد المعلومات الحكومية.

ج‌.    تقوم هذه الدائرة بالمهام التالية : تقديم خدمات مركزية للحاسب يمكن استخدامها من قبل جميع الدوائر والمؤسسات الحكومية ، كذلك تأسيس شبكة معلومات حكومية واستخدام أنظمة المعلومات للتخطيط وإدارة الموارد الحكومية والعمل على تقديم دعم فني لتسهيل تبادل المعلومات بين النظام المركزي والدوائر الحكومية من خلال البريد الإلكتروني (email) .

ح‌.   تأسيس لجنة عليا لتنفيذ مشروع الحكومة الإلكترونية تكون مهمتها دراسة الأساليب والطرق التي يمكن من خلالها توحيد أنظمة المعلومات بين المؤسسات الحكومية ، كذلك اقتراح تعديلات وقوانين وتشريعات جديدة تتعلق بمفهوم الحكومة الإلكترونية وإدخال تحسينات جديدة على منهجيات العمل المستخدمة وكذلك الإجراءات المالية والإدارية.

2.  آلية العمل والتطبيق

إن تطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية يتطلب الانتباه إلى شمول كافة مؤسسات الدولة بأجهزة الحاسب والبدء بإدخال كافة المعلومات ومنهجيات العمل على هذه الأجهزة ضمن أنظمة خاصة تناسب كل مؤسسة.

يجب أن تتم عملية التطبيق على مراحل بحيث يتم البدء بكل مؤسسة على حدا ، ومن ثم ربط هذه المؤسسات مع بعضها من خلال شبكة مركزية central network)).

3.  ركائز الحكومة الالكترونية :

تقوم فكرة الحكومة الالكترونية على ركائز أربعة :

أ‌. تجميع كافة الأنشطة والخدمات المعلوماتية والتفاعلية والتبادلية في موضع واحد هو موقع الحكومة الرسمي على شبكة الانترنت ، في نشاط أشبه ما يكون بفكرة مجمعات الدوائر الحكومية.

ب‌.  تحقيق حالة اتصال دائم بالجمهور ، مع القدرة على تامين كافة الاحتياجات الاستعلامية والخدمية للمواطن .

ت‌.  تحقيق سرعة وفعالية الربط والتنسيق والأداء والانجاز بين دوائر الحكومة ذاتها ولكل منها على حده .

ث‌.  تحقيق وفرة في الإنفاق في كافة العناصر بما فيها تحقيق عوائد أفضل من الأنشطة الحكومية ذات المحتوى التجاري.

وإذا كانت بعض المفاهيم للحكومة الالكترونية تقوم على أساس تجميع الخدمات في موضع واحد ، فان مفاهيم أخرى تناقض هذه الفكرة ، إذ لا يرى البعض حاجة لانتهاج مسلك التجميع، بل يمكن إن يتحقق الانجاز أفضل أن تم إنشاء أكثر من مركز للعمل الحكومي الالكتروني ، وهذا من جديد يعيد التساؤل حول النظامين المركزي واللامركزية وأيهما أفضل في الواقع التطبيقي .

ويمكننا في ضوء ما تقدم القول أن الحكومة الالكترونية من حيث مفهومها ، هي البيئة التي تتحقق فيها خدمات المواطنين واستعلاماتهم وتتحقق فيها الأنشطة الحكومية للدائرة المعنية من دوائر الحكومة بذاتها أو فيما بين الدوائر المختلفة باستخدام شبكات المعلومات والاتصال عن بعد .

4. محتوى ونطاق الحكومة الالكترونية

     ومن خلالها تتوفر مداخل على كافة المؤسسات والهيئات التي تتبع كل سلطة ، وتتوفر أيضا مداخل على هيئات ومنظمات الحكومات المحلية التشريعية والتنفيذية والقضائية . وبكل سهولة تجد أن ثمة خدمات متكاملة تتم الكترونيا في حقل الرعاية الصحية والضمان الاجتماعي والأحوال الشخصية وشؤون الهجرة وفي حقل الضرائب والإعمال والاستثمار و… الخ . وثمة وسائل للدفع على الخط لدى الجهات المتعين الوفاء لها بالرسوم أو بمبالغ معينة لقاء خدمات ، وهي وسائل دفع متبادلة وتفاعلية ، كما تتوفر القدرة على تنزيل أي نموذج ورقي حكومي بصورة رقمية على الخط وتعبئته رقميا وإعادة إرساله ، وتتوفر مكنة البحث عن أي أمر إما عبر محرك بحث عملاق يوصل للنتائج المطلوبة حتى في حالات الخطأ الناجم عن التهجئة او غيره ، إضافة الى دليل مفهرس لغير الراغبين باستعمال تقنية البحث .

   والكم المتوفر من المعلومات بل والروابط إلى مراكز المعلومات يثير تحد أساسي وهو أن تكون كل معلومات الاستعلام المتوقع متوفرة ومتوفرة ضمن مقاييس تقنية تتيح الوصول إليها عبر الخط.

إن بناء الحكومة الالكترونية يعني الأخذ بالحسبان كل ما تمارسه الحكومة في العالم الحقيقي ، سواء في علاقتها بالجمهور او علاقة مؤسساتها بعضها ببعض او علاقتها بجهات الإعمال الداخلية والخارجية ، أنها بحق إعادة هندسة أو إعادة اختراع للقائم ووضعه في نطاق البيئة الرقمية التفاعلية .

فان محتوى الحكومة الالكترونية يتضمن :

أ‌.  محتوى معلوماتي يغطي كافة الاستعلامات تجاه الجمهور او فيما بين مؤسسات الدولة او فيما بينها وبين مؤسسات الإعمال

ب‌.  محتوى خدمي يتيح تقديم كافة الخدمات الحياتية وخدمات الإعمال على الخط .

ت‌.  محتوى اتصالي ( وهو ما يسمى خلق المجتمعات ) يتيح ربط إنسان الدولة وأجهزة الدولة معا في كل وقت وبوسيلة تفاعل يسيرة .

5.  مراحل الحكومة الإلكترونية :

مرت تطبيقات الحكومة الالكترونية بمراحل متعددة حتى وصلت إلى الوضع الحالي وهي :

المرحلة الأولى :  دخول الحاسبات الآلية إلى العمل الراداري وقد سهلت العملية الإدارية إلى حد كبير.

المرحلة الثانية: أتمتة بعض الخدمات وتطبيق نظام المعلومات الإدارية ويمكن توظيفها في تسديد فواتير الخدمات بواسطة الهاتف.
المرحلة الثالثة :  ظهور شبكة المعلومات الدولية الانترنت حيث تم تفعيل الأداء الالكتروني.

 الخدمات التي تقدمها الحكومة الإلكترونية :

أ‌.  الخدمة الصماء  Damp Service   وتتمثل في النافذة الالكترونية في تقديم معلومات عن الخدمات والمعاملات التي تبثها الجهة الحكومية للمواطن وليس هناك إمكانية للتفاعل مع المستفيد.

ب‌.  خدمة التلكس Telex Service  وتحدث عندما يقدم الموقع خدمات متعددة هي أكثر تطورا، مثل رسوم الخدمات التي يمكن ان يسددها المستفيد.

ت‌.   الخدمة المتطورة Developing Service  وهي التطبيق الكامل للحكومة الالكترونية حيث يمثل الموقع الالكتروني، بيئة عمل داخلية حية تمثل فعليا بيئة الجهاز الإداري مع القدرة على تلبية جميع طلبات المستفيدين من خلال هذا الموقع.

ويتضح من ذلك أن الحكومة الالكترونية تتضمن جانبين هما :
1. العمل عن بعد : وهنا يتجاوز العمل صيغة تحديد المكان والزمان لانجاز العمل اي ان العمل ينجز من دون حضور الموظف في مكان معين، فيمكن أن يؤدي الموظف عمله في أي مكان.
2. الخدمة عن بعد:  وهنا يمكن للمستفيد الإفادة من الخدمة في المكان والزمان اللذين يرتئيهما من دون الارتباط بزمان او مكان محددين. وهكذا فان الخدمة الالكترونية تتسم باللازمانية واللامكانية.

6. مزايا الحكومة الالكترونية :

   إن الحكومة الالكترونية وفق للتصور الشامل يتعين ان تكون وسيلة بناء اقتصاد قوي وتساهم في حل مشكلات اقتصادية ، وتكون وسيلة خدمة اجتماعية تساهم في بناء مجتمع قوي ، ووسيلة تفاعل بأداء اعلي وكلف اقل وهي أيضا وسيلة أداء باجتياز كل مظاهر التأخير والبطء والترهل في الجهاز الحكومي ، ولا نبالغ أن قلنا أنها خير وسيلة للرقابة لما تتمتع به النظم التقنية من إمكانيات التحليل والمراجعة آليا وبشكل مؤتمت للأنشطة التي تتم على الموقع، فإذا نظر إليها من هذه الإبعاد حققت غرضها ، وبغير ذلك ربما تكون وسيلة أعاقة أن لم يخطط لبنائها بالشكل المناسب وضمن رؤية واضحة .

إن الحكومة الالكترونية تمتاز بما يلي  :

أ‌. تقديم موضع واحد للمعلومات الحكومية Providing One-stop Government Information

ب‌. نقل التدابير الحكومية على الخط Moving Government Procurements Online .

ت‌. تطبيق النماذج الرقمية وإتاحة تعبئتها على الخط Implementing Electronic Filing .

ث‌. تطوير بني تحتية عامة في حقل التقنية والتشفير وبقية الاحتياجات التقنية في بيئتي الاتصال والحوسبة Developing a Public Key Infrastructure .

ج‌. تقديم الخدمة الحكومية على الخط . Putting Government Services Online.

ح‌. تسهيل نظام الدفع الالكتروني Facilitating Electronic Payments.

خ‌. تحقيق فعالية الأداء الحكومي Improving Government Accountability and Efficiency .

       وتحقيق هذه الإغراض وما يندرج في نطاقها من إغراض فرعية لا يمكن ان ينجز دون اعتماد إستراتيجية واضحة وحكيمة في بناء الحكومة الالكترونية، إستراتيجية تنطلق من دراسة الواقع القائم ومشكلاته قبل المباشرة في نقل العمل الواقعي الى العمل الرقمي ، اذ سيؤدي ذلك حكما الى انتقال عيوب الواقع الى البيئة الالكترونية .

7. متطلبات بناء الحكومة الالكترونية

     ثمة متطلبات عديدة لبناء الحكومة الالكترونية ، تقنية وتنظيمية وإدارية وقانونية وبشرية ، لكننا نركز تاليا على أهم ثلاث متطلبات اشر إليها الكثير من الخبراء في هذا الحقل ،و يمكن تلخيصها فيما يلي :

1 - حل المشكلات القائمة في الواقع الحقيقي قبل الانتقال إلى البيئة الالكترونية ، وللتمثيل على أهمية هذا المتطلب نضرب المثال بشان محتوى الحكومة الالكترونية ، يجب على الحكومات أن تقوم بتوفير المعلومات اللازمة بمواطنيها عبر الانترنت . حيث يجب إن تتواجد سياسية يتم بموجبها تحديد جميع الوثائق والمعلومات والنماذج الحكومية مباشرة عبر الانترنت، وباختصار كلما ظهر وثيقة حكومية جديدة أو معلومات جديدة يجب وضعها مباشرة على الانترنت . وفي هذا الإطار فان اكبر مشكلة تواجهنا هي مشاكل التوثيق القائمة في الحياة الواقعية ، إذ ليس ثمة نظام توثيق فاعل يضع كافة وثائق العمل الحكومي في موضعها الصحيح بالوقت المطلوب ، فإذا ما كان هذا واقع العمل الحقيقي فان من الخطورة الاتجاه لبناء الحكومة الالكترونية قبل إنهاء المشكلة القائمة في الواقع غير الالكتروني .

2 - حل مشكلات قانونية التبادلات التجارية commerce وتوفير وسائلها التقنية والتنظيمية ، ذلك ان يجمع المبادلات التي تتعامل بالنقود يجب وضعها على الانترنت مثل إمكانية دفع الفواتير والرسوم الحكومية المختلفة مباشرة عبر الانترنت ، وجعل هذه العملية بينية بمعنى أنها تردد لتشمل كل من يقوم لأداء التعاملات التجارية مع المؤسسات الحكومية .

3 - توفير البنى والاستراتيجيات المناسبة الكفيلة ببناء المجتمعات ، فبناء المجتمعات يتطلب إنشاء وسيط تفاعلي على الانترنت يقوم بتفعيل التواصل بين المؤسسات الحكومية وبينها وبين المواطنين وبينها وبين مزوديها،  بحيث يتم توفير المعلومات بشكل مباشر عن حالة أية عملية تجارية تم تأديتها في وقت سابق إضافة إلى استخدام مؤتمرات الفيديو لتسهيل الاتصال بين المواطن والموظف الحكومي .

ان مفهوم الحكومة الالكترونية يعكس سعي الحكومات إلى إعادة ابتكار نفسها لكي تؤدي مهاما بشكل فعال في الاقتصاد العالمي المتصل ببعضه البعض عبر الشبكة . والحكومات الالكترونية ليست سوى تحول جذري في الطرق التي تتبعها الحكومات لمباشرة أعمالها، وذلك على نطاق لم نشهده منذ بداية العصر الصناعي .

    وهنا يمكن القول أن للحكومات الالكترونية عوائد مهمة ، وتوفر معلومات وخدمات أفضل في مجال التعاملات بين الحكومات والمواطنين وبين الحكومات وقطاع الإعمال وبين الدوائر الحكومية الحكومات بعضها البعض . ومن وجهة نظر ( مايكل دل ) فان احد أهم الأجزاء في معادلة الحكومة الالكترونية هو ذلك المتعلق بعمليات الشراء والتزويد . وهو الجزء الذي تظهر فيه الفائدة الحقيقة لاستخدام الانترنت في عمليات الشراء من حيث زيادة كفاءة وفعالية عمل الحكومات إضافة الى تحسين علاقة العمل بين المؤسسات الحكومية المختلفة والإفراد الذين يعملون ضمن هذا المجتمع ويستفيدون من الخدمة الحكومية .

8. البناء القانوني للحكومة الالكترونية .

   يعد هذا الموضوع أكثر موضوعات الحكومة الالكترونية حساسية وأهمية ، مع انه لا نرى في الواقع العربي نشاطا تشريعيا يراعي هذه الأهمية ، وإذا كان ما سبق من بحث في التحديات القانونية للأعمال الالكترونية قد وصفناه بأنه الإطار الذي جمع كافة تحديات قانون الكمبيوتر ، وذلك صحيح ، واذا كان متصورا ان تظهر اية تحديات لتقنية المعلومات لا تتصل بفروع قانون الكمبيوتر فان هذا لا يمكن تصوره بالنسبة للحكومة الالكترونية :

1- فالعلاقات فيما بين الجهات الحكومية والإفراد في شتى الميادين ومختلف القطاعات تأسست على تعبئة الطلبات والاستدعاءات الخطية والمكتوبة ، وتسليم الأصول والحصول على مستندات رسمية .. الخ من الوقائع التي تجعل علاقة المواطن بالموظف الحكومي لا يحكمها غير الورق والكتابة ، وليس اي ورق بل في الغالب نماذج حكومية وليست أية كتابة وانما في الغالب كتابة موثقة ضمن مفهوم المستندات الرسمية المقرر قانونا .

2- وثمة إشكالات في ميدان أنظمة الرسوم والطوابع وعمليات استيفائها .

3- وثمة مشكلات تتصل باجراءت العطاءات الحكومية وشرائطها الشكلية

4- وإشكالات تتصل بوسائل الدفع وقانونيتها ومدى قبول القانون للدفع ( القيدي - نسبة للقيد ) كبديل عن الدفع النقدي .

5- وثمة إشكالات في ميدان حماية امن المراسلات الالكترونية في ظل غياب استراتيجيات امن شمولية في بيئة المؤسسات العربية سواء في القطاعين العام او الخاص .

6- ومن جديد يطفو على السطح التساؤل حول حجية التعاقد الالكتروني وحجية الإثبات بالوسائل الالكترونية

7- وثمة خشية من ان يكون التكامل الرقمي على حساب السرية وعلى حساب الخصوصية وحريات الأفراد .

8- وفي ظل غياب قواعد المساءلة الجنائية على العبث بالكمبيوتر والشبكات وإساءة استخدامها وعلى الأنشطة الجرمية المرتكبة بواسطتها ثمة مخاوف على امن التعامل ، سواء فيما بين المؤسسات الحكومية أو بينها وبين الجمهور .

فان العناصر الحاسمة لضمان بناء حكومة الكترونية حقيقة وفاعلة بوضع خطة تنطوي على عناصر النجاح ، وذلك بان تكون الرؤية واضحة ، وان تحدد الأهداف على نحو قابل للتطبيق ، وان تخضع كافة المراحل للإشراف القيادي والمتابعة وان تحفز الخطة فرص المشاركة ولاستثمار، وان تعامل كافة المراحل بالواقعية والشفافية ، وان تعتمد إستراتيجية المراجعة لما أنجز وما تبقى دون انجاز وإستراتيجية التحليل اللاحق حتى نضمن توفر عنصر التطور المطلوب .